Contrairement à ce que l’on peut penser, une signature électronique n’est pas une signature manuscrite apposée sur un document en format numérique. C’est un procédé technique consistant en une suite de nombres associés au signataire en guide d’empreinte numérique et lui permettant d’apporter son consentement à des documents numériques de manière légale. Au cœur des innovations digitales et de la dématérialisation des services, cette nouvelle forme de signature permet de certifier rapidement et facilement les documents au format numérique.
L’usage de cette signature est un nouveau phénomène qui s’est rapidement répandu dans l’univers professionnel pour faciliter les échanges. En plus de simplifier la gestion des documents, cette pratique vous permet d’échanger en toute simplicité les contrats et les documents par mail. En effet, les signataires n’auront plus besoin de se déplacer, car tout se fait en ligne.
Comme avec la signature manuscrite, l’apposition d’une signature numérique désigne l’approbation et l’engagement du signataire à l’égard du document signé. Il s’agit d’une signature ayant valeur légale. Cette dernière pourra donc servir de preuve en cas de litige ou de contrôle.
Les différents types de signatures électroniques
Selon la réglementation elDAS, il existe trois types de signatures électroniques. Leur différence réside principalement au niveau de la sécurité.
La signature électronique simple
La signature simple est la plus répandue actuellement. Rapide et fluide, celle-ci correspond au premier niveau de sécurité et de reconnaissance légale de la signature d’un document. Il n’y a pas d’exigences spécifiques relatives à la signature électronique simple. L’utilisateur peut faire signer un document en quelques clics et sans processus concret d’identification et de consentement. Cela dit, rien ne vous empêche de renforcer le processus de signature électronique simple et d’obtenir une valeur légale plus importante à condition d’ajouter une étape d’authentification supplémentaire. Certaines plateformes dédiées proposent cette possibilité au moyen d’un code SMS qui sera envoyé au signataire et qui sera nécessaire au moment de la signature.
La signature électronique simple est généralement utilisée pour les actes courants ou contenant des risques financiers ou juridiques limités. Cela peut, par exemple, être un contrat d’adhésion, un devis, une facture, un contrat de bail, un contrat de travail, une opération de caisse, un mandat de prélèvement SEPA…
La signature électronique avancée
Plus sécurisée que la signature simple, la signature électronique dite « avancée » est conseillée lors de transactions bancaires et de signatures de documents ayant des enjeux juridiques importants : compromis de vente immobilière, contrat d’ouverture de comptes bancaires, contractualisation de certains produits bancaires et d’assurance.
Selon le règlement elDAS, la signature avancée doit obligatoirement être conforme à certains critères de certification poussés et avoir un niveau de sécurité supérieur. La signature avancée doit par exemple être liée au signataire de manière claire et unique. Créée exclusivement par le biais du téléphone ou de l’ordinateur personnel de celui-ci, elle doit être en mesure de l’identifier de façon formelle et de garantir l’acte auquel elle est attachée.
La signature électronique qualifiée
La signature qualifiée correspond au niveau de sécurité le plus poussé. Équivalente de la signature manuscrite et acceptée dans tous les États membres de l’Union européenne, elle est soumise à certaines astreintes réglementaires en termes de reconnaissance de l’identité du signataire et de protection de clé. Cette forme de signature électronique n’est utilisée que dans des cas bien précis, dont la signature d’actes authentiques (notaires, greffes des tribunaux de commerce, commissaires-priseurs, huissiers de justice, etc.).
Les enjeux écologiques de la signature électronique
La signature électronique présente un véritable avantage écologique en réduisant les trajets, les papiers, les acteurs autour d’une signature et donc permet de largement réduire l’empreinte carbone d’une signature conventionnelle. L’écologie est un enjeu majeur de notre société, qui concerne aussi bien les particuliers que les entreprises. Ces dernières doivent donc intégrer une dimension plus écoresponsable dans leurs activités quotidiennes.
La transition vers le digital, notamment à travers cette signature, permet de réduire la quantité de papier nécessaire aux entreprises et donc de diminuer l’abattage des arbres. En dehors du papier et des déplacements moins nombreux, la signature électronique entraîne une réduction de l’empreinte carbone dans toute la chaîne de traitement des documents signés : diminution du nombre d’impressions et réduction des envois par courrier.
Les offres sur le marché européen
Actuellement, de nombreuses plateformes européennes offrant la possibilité de réaliser des signatures électroniques existent. Des experts se tiennent à votre disposition pour vous accompagner et vous conseiller sur les solutions les plus adaptées à votre entreprise et à vos besoins en matière de signature électronique. En plus de la sécurisation des processus de signatures, cela vous permet de légaliser facilement vos transactions sans que vous ayez à vous déplacer.
Le recours à une signature électronique est une façon judicieuse de fluidifier les échanges et la certification de l’authenticité des documents en format numérique. En plus du gain de temps considérable, cela vous permet de sécuriser efficacement les données échangées de façon plus écoresponsable.